Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny
Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych

 

Polski Instytut Spraw Międzynarodowych służy organom władzy państwowej i obywatelom Rzeczypospolitej Polskiej poprzez uczestnictwo w kształtowaniu polityki zagranicznej oraz pogłębianiu i upowszechnianiu wiedzy o sprawach międzynarodowych.

 

§ 1. Regulamin organizacyjny Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych, zwany dalej "Regulaminem", określa sposoby realizacji zadań i celów w Polskim Instytucie Spraw Międzynarodowych, zwanym dalej "Instytutem", a w szczególności jego organizację wewnętrzną.

 

§ 2. Realizacja ustawowych i statutowych celów i zadań Instytutu odbywa się w szczególności poprzez:

1) prowadzenie badań naukowych i sporządzanie związanych z nimi opracowań w ustawowym zakresie działania Instytutu, finansowanych na podstawie zawartych przez Instytut umów, a w szczególności uczestniczenie pracowników Instytutu w badaniach finansowanych na podstawie umów Instytutu z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji lub prowadzonych przy udziale pracowników nauki nie będących pracownikami Instytutu;

2) badanie spraw międzynarodowych i sporządzanie analiz, prognoz, ekspertyz itp., w ustawowym zakresie działania Instytutu, z inicjatywy własnej albo na zamówienie, albo w odpowiedzi na zapytanie organu władzy publicznej;

3) szkolenie w zakresie spraw międzynarodowych, a w szczególności:

 a) prowadzenie Kolegium Stosunków Międzynarodowych w celu doskonalenia zawodowego pracowników administracji publicznej w zakresie stosunków międzynarodowych i polityki zagranicznej oraz prowadzenia innych kursów w zakresie polityki międzynarodowej;

 b)¹⁾ realizowanie Programu Summa w celu wykorzystania doświadczeń zgromadzonych w służbie zagranicznej;

4) organizowanie Wykładów Publicznych, Forum Polityki Zagranicznej, Konsultacji Publicznych, spotkań Foreign Guests at the Polish Institute of International Affairs, Samorządowej Konferencji Współpracy Międzynarodowej, publicznych prezentacji prac Instytutu, klubu dyskusyjnego, konkursów oraz innych przedsięwzięć upowszechniających wiedzę o sprawach międzynarodowych; współdziałanie ze środkami masowego przekazu w pełnym zakresie działania Instytutu; przyznawanie nagród Instytutu za działalność w dziedzinie spraw międzynarodowych; zapewnianie warunków działania Rady Spraw Zagranicznych; prowadzenie strony internetowej;

5) współdziałanie z instytucjami szkoleniowymi, naukowymi i politycznymi:

 a) krajowymi, a w szczególności z:

• szkołami wyższymi, komitetami, instytutami i zakładami Polskiej Akademii Nauk, Polskiej Akademii Umiejętności oraz jednostkami badawczo-rozwojowymi, z uwzględnieniem organizowania okresowej konferencji nt. stosunki międzynarodowe jako przedmiot badań i nauczania w Polsce,
• bibliotekami, wydawnictwami, fundacjami oraz stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi,
• partiami politycznymi,
• klubami i kołami poselskimi, senackimi i parlamentarnymi,
• organami samorządu terytorialnego,
• jednostkami organizacyjnymi obsługi organów władzy i administracji państwowej;

 b) zagranicznymi, a w szczególności z:

• przedstawicielstwami dyplomatycznymi państw obcych w Rzeczypospolitej Polskiej oraz następującymi instytucjami mającymi siedzibę w państwach członkowskich Unii Europejskiej, NATO i w państwach sąsiednich,
• odpowiednikami Instytutu,
• wyższymi szkołami, bibliotekami, wydawnictwami, fundacjami, stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi;
• instytucjami współorganizującymi doroczną konferencję poświęconą stosunkom pomiędzy Unią Europejską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki,

6) prowadzenie publicznie dostępnej Biblioteki Instytutu, z dążeniem do jej wszechstronnego i szybkiego rozwoju;

7) publikowanie opracowań, dokumentów i zbiorów danych, w szczególności w następujących formach:

 a) czasopisma drukowane:

• "Biuletyn",
• (uchylony);²⁾

 b) czasopisma elektroniczne:

• "Nabytki Biblioteki PISM",
• "Zeszyty Kolegium Stosunków Międzynarodowych";

 c) czasopisma drukowane i elektroniczne:

• "Europa" (j. ros.),
• "Polski Przegląd Dyplomatyczny",
• ³⁾ "The Polish Foreign Affairs Digest"

 d)⁴⁾ serie wydawnicze drukowane:

• "Collections" (j. ang.),
• "Conferences" (j. ang.),
• "Monografie",
• "Polskie Dokumenty Dyplomatyczne",
• "Raporty",
• "Wykłady Publiczne",
• "Prognozy",
• "Spotkania",
•  inne;

 e) nieseryjne druki zwarte;

 f) elektroniczne bazy danych;

 g) treści utrwalone na nośnikach elektronicznych, szczególnie płytach CD;

 h)⁵⁾ inne:

• "Materiały Studialne".

 

§ 3. 1.⁶⁾ Do jednostek organizacyjnych Instytutu należą działy, zwane dalej "biurami":

1) Biuro Analiz (BA);

2) Kolegium Stosunków Międzynarodowych (KSM);

3) Biuro Informacji Publicznej (BIP);

4) Biblioteka (BBL);

5) Biuro Finansowo-Administracyjne (BFA).

2. (uchylony).⁷⁾

 

§ 4. 1. Do zakresu działania BA należy realizacja postanowień § 2 pkt 1 i 2 Regulaminu.

2. W skład BA wchodzą: kierownik BA, koordynatorzy programów i główni specjaliści (analitycy).

 

§ 5. 1. Do zakresu działania KSM należy realizacja postanowień § 2 pkt 3 Regulaminu.

2. W skład KSM wchodzą: kierownik KSM i pracownicy obsługi biurowej.

 

§ 6.⁸⁾1. Do zakresu działania BIP należy realizacja postanowień § 2 pkt 4, 5 i 7 Regulaminu.

2. W skład BIP wchodzą: kierownik BIP, koordynator programu, kierownik projektu do spraw mediów, główny specjalista (organizator promocji), redaktor naukowy, redaktor tekstu), maszyniści składu komputerowego (redaktorzy techniczni publikacji), administrator, pracownicy obsługi biurowej. W skład BIP wchodzą ponadto sekretarze redakcji, jeżeli praca redakcyjna stanowi ich podstawowy zakres obowiązków.

3. Regulaminy redakcji nadaje dyrektor Instytutu po zasięgnięciu opinii kierownika BIP.

 

§ 6a.⁹⁾1. Do zakresu działania BBL należy realizacja postanowień § 2 pkt 5, w zakresie nie zastrzeżonym dla BIP, oraz pkt 6 Regulaminu.

2. W skład BBL wchodzą: kierownik BBL, koordynator programu, dokumentalista, adiunkci biblioteczni oraz magazynier biblioteczny.

3. Biblioteka działa na podstawie regulaminu nadanego przez dyrektora Instytutu na wniosek kierownika BBL.

 

§ 7. 1. Do zakresu działania BFA należy zapewnienie technicznych i finansowych warunków realizacji zadań i celów Instytutu.

2. W skład BFA wchodzą: kierownik BFA, główny księgowy Instytutu, koordynator programu (sekretarz Instytutu), główny specjalista (administrator systemu informatycznego), kierownik projektu (administrator ds. personalnych), księgowy, kasjer, administrator, pracownicy obsługi biurowej Instytutu, kierowca.

 

§ 8.¹⁰⁾ Dyrektorowi Instytutu bezpośrednio podlegają:

1) zastępca dyrektora Instytutu;

2)¹¹⁾ kierownicy jednostek organizacyjnych Instytutu;

3) główny księgowy Instytutu, w zakresie ustalonym w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.);

4) redaktorzy naczelni czasopism i serii wydawniczych, w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

5) kierownicy badań.

 

§ 9. Zastępca dyrektora Instytutu, kierownicy biur, główny księgowy Instytutu i sekretarz Instytutu są, członkami Konferencji Dyrekcyjnej, zwoływanej w miarę potrzeby i kierowanej przez dyrektora Instytutu, mającej na celu bieżące monitorowanie działania Instytutu. Do udziału w posiedzeniu Konferencji Dyrekcyjnej może zostać wezwany przez dyrektora Instytutu każdy pracownik Instytutu. Dyrektor Instytutu może zaprosić do udziału w posiedzeniu Konferencji Dyrekcyjnej osoby nie będące pracownikami Instytutu.

 

§ 10. Pracownicy Instytutu uczestniczą w zwoływanej przynajmniej raz w roku kalendarzowym przez dyrektora Instytutu konferencji pracowniczej, poświęconej realizowaniu przez Instytut ustawy o Polskim Instytucie Spraw Międzynarodowych, statutu Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych oraz Regulaminu.

 

§ 11. Dyrektor może powołać zespół, określając jego nazwę, cel, skład i zasady działania. W skład zespołu wchodzą pracownicy Instytutu. Dyrektor może zaprosić do przyjęcia członkostwa zespołu osoby nie będące pracownikami Instytutu.

 

§ 12. 1. Planowanie działalności i wydatków Instytutu oraz sprawozdawczość w tym zakresie jest prowadzona zgodnie z przepisami prawa.

2. W BA ustala się kwartalny cykl planowania i sprawozdawczości w zakresie tematyki i terminów wykonania opracowań, z uwzględnieniem, ustalanych w odrębnym trybie, terminów weryfikacji procentowego udziału pracy twórczej.

 

§ 13.¹²⁾ Obowiązuje miesięczny termin udzielania odpowiedzi na pisma skierowane do Instytutu. Kierownik jednostki organizacyjnej Instytutu, po zawiadomieniu sekretarza Instytutu, może przedłużyć termin udzielenia odpowiedzi. Kolejne przesunięcie terminu udzielenia odpowiedzi jest niedopuszczalne.

 

§ 14. 1. Sprawa skierowana pisemnie do pracownika Instytutu powinna zostać załatwiona w terminie pięciu dni roboczych, chyba że w skierowaniu ustalono inny termin.

2. Kierowanie spraw za pośrednictwem poczty elektronicznej regulowane jest w trybie odrębnym.

 

§ 15. Pracownik Instytutu:

1) dokłada najwyższej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków;

2) wykonuje swe obowiązki pod kierunkiem przełożonego, właściwego ze względu na zakres obowiązków pracownika: pracownik może zostać okresowo podporzadkowany równocześnie więcej niż jednemu kierownikowi jednostki organizacyjnej Instytutu, jeżeli tego wymaga zakres jego obowiązków, szczególnie w wypadku analityka powołanego na redaktora naczelnego, redaktora, sekretarza Redakcji albo Komitetu Redakcyjnego, przewodniczącego lub członka Komitetu Redakcyjnego, członka Rady Bibliotecznej, sekretarza konferencji, sekretarza konkursu, moderatora w klubie dyskusyjnym

3)¹³⁾ sprawdza stan swojej korespondencji elektronicznej oraz strony internetowej Instytutu przynajmniej w godz. 10:00-11:00 i 16:00-17:00, szczególnie jeżeli zajmuje stanowisko zastępcy dyrektora Instytutu, kierownika biura, głównego księgowego Instytutu, sekretarza Instytutu, koordynatora, redaktora naczelnego, sekretarza redakcji, sekretarza konferencji albo organizatora promocji, a jeżeli wykonuje pracę w zadaniowym systemie czasu pracy, także w godz. 19:00-20:00;

4) wnosi wkład w kierowanie Instytutem poprzez występowanie z uzasadnionymi opiniami i wnioskami w sprawie działania Instytutu do właściwego kierownika jednostki organizacyjnej, sekretarza Instytutu, zastępcy dyrektora Instytutu lub dyrektora Instytutu, z zachowaniem drogi służbowej, oraz przez wydawanie opinii w sprawie działania Instytutu w odpowiedzi na zapytanie dyrektora Instytutu;

5) realizuje długofalowy plan samokształcenia i informuje o tym pisemnie kierownika KSM przynajmniej raz w roku w terminie do 30 czerwca każdego roku kalendarzowego, jeżeli nie posiada stopnia naukowego i wykonuje pracę związaną z realizacją zadań, o których mowa w § 2 pkt 1 i 2 Regulaminu;

6) podnosi swoją znajomość języków obcych w zakresie wskazanym przez właściwego kierownika biura;

7) nie prowadzi działalności konkurencyjnej w zakresie działania Instytutu, przestrzegając umowy o zakazie konkurencji, a w szczególności nie wykonuje pracy poza Instytutem w pełnym wymiarze godzin, chyba że zajmuje stanowisko profesora szkoły wyższej.

 

§ 16. 1. Do zadań zastępcy dyrektora Instytutu należy w szczególności:

1) kierowanie Instytutem, poprzez podejmowanie nie cierpiących zwłoki decyzji w porozumieniu z kierownikami jednostek organizacyjnych Instytutu, na podstawie postanowienia dyrektora Instytutu podjętego w związku z nieobecnością spowodowaną w szczególności delegacją, urlopem albo chorobą;

2) podejmowanie w zastępstwie dyrektora Instytutu decyzji finansowych i administracyjnych w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

3) akceptowanie decyzji kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie wydatków Instytutu;

4) wykonywanie zadań szczególnych, zleconych przez dyrektora Instytutu;

5) działanie na rzecz zwiększenia przychodów Instytutu;

6) kierowanie kontrolą wewnętrzną w Instytucie na zlecenie dyrektora Instytutu;

7) kierowanie BFA przez czas określony zarządzeniem dyrektora Instytutu;

8) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

2. W razie nieobecności zastępcy dyrektora Instytutu, dyrektor Instytutu może wyznaczyć innego pracownika do okresowego wykonywania całości albo części obowiązków, o których mowa w ust. 1.

 

§ 17. Do zadań kierownika BA należy w szczególności:

1) kierowanie podległymi mu pracownikami;

2) występowanie do dyrektora Instytutu, w miarę potrzeby, o powołanie koordynatorów programów i kierowników projektów w BA, wraz z wnioskiem w sprawie ich zakresów czynności;

3) uczestniczenie w opracowywaniu planów działania i wydatków Instytutu;

4) podejmowanie decyzji o wydatkach w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

5) projektowanie tematyki oraz terminów realizacji poszczególnych opracowań, opracowań zbiorowych, zbiorów opracowań, konferencji itp. i przedkładanie planów w tym zakresie dyrektorowi Instytutu do zatwierdzenia;

6) inicjowanie ciągłe opracowań związanych z nowymi wydarzeniami i przedkładanie w tej sprawie wniosków dyrektorowi Instytutu;

7) dobieranie autorów opracowań spośród podległych sobie pracowników oraz wydawanie im poleceń i przyjmowanie od nich wykonanych opracowań, na podstawie zatwierdzonego planu, zatwierdzonych wniosków, o których mowa w pkt 6, albo wykonanych z polecenia dyrektora Instytutu;

8) współtworzenie warunków sprzyjających wykonaniu opracowań, o których mowa w pkt 5-7, w szczególności poprzez organizowanie współdziałania podległych sobie pracowników oraz współpracę z kierownikami innych jednostek organizacyjnych;

9) dążenie do uzyskiwania jak najwyższego poziomu opracowań, o których mowa w pkt 5-7;

10) przedkładanie wniosków w sprawie rozpowszechnienia opracowań;

11)¹⁴⁾ redagowanie "Materiałów Studialnych";

12) archiwizowanie opracowań w formie elektronicznej i wydrukowanej;

13) prowadzenie nadzoru w zakresie biblioteki podręcznej BA;

14)¹⁵⁾ uczestnictwo w pracach Rady Bibliotecznej;

15) powoływanie sekretarzy konferencji, w porozumieniu z kierownikiem BIP;

16) dokonywanie okresowych ocen podległych sobie pracowników i składanie sprawozdań z pracy swojej i tych pracowników;

17)¹⁶⁾ wspomaganie dyrektora Instytutu, w porozumieniu z kierownikiem BIP, kierownikiem BBL i sekretarzem Instytutu, w zakresie utrzymywania kontaktów z instytucjami szkoleniowymi, naukowymi i politycznymi;

18) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 18. Do zadań kierownika KSM należy w szczególności:

1) kierowanie podległymi mu pracownikami;

2) uczestniczenie w opracowywaniu planów działania i wydatków Instytutu;

3) podejmowanie decyzji o wydatkach w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

4) zapewnianie warunków działania Kolegium Stosunków Międzynarodowych w celu doskonalenia zawodowego pracowników administracji publicznej w zakresie stosunków międzynarodowych i polityki zagranicznej i kierowanie nim oraz prowadzenie innych kursów w zakresie polityki międzynarodowej;

5) kierowanie realizacją Programu Summa;

6) wspomaganie samokształcenia pracowników Instytutu;

7) zapewnianie warunków nauczania języków obcych w Instytucie;

8) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 19. Do zadań kierownika BIP należy w szczególności:

1) kierowanie podległymi mu pracownikami;

2) występowanie do dyrektora Instytutu, w miarę potrzeby, o powołanie koordynatorów programów i kierowników projektów w BIP, wraz z wnioskiem w sprawie ich zakresów czynności;

3) uczestniczenie w opracowywaniu planów działania i wydatków Instytutu;

4) podejmowanie decyzji o wydatkach w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

5) przedkładanie dyrektorowi Instytutu projektów programów i zapewnianie warunków realizacji Wykładów Publicznych, Forum Polityki Zagranicznej, wykładów w cyklu Foreign Guests at the Polish Institute of International Affairs, Samorządowej Konferencji Współpracy Międzynarodowej, Konsultacji Publicznych oraz publicznych prezentacji prac Instytutu i innych przedsięwzięć upowszechniających wiedzę o sprawach międzynarodowych;

6) przedkładanie dyrektorowi Instytutu projektów w zakresie nagród Instytutu za działalność w dziedzinie spraw międzynarodowych oraz realizowanie zatwierdzonego programu w tym zakresie;

7) zapewnianie warunków działania Rady Spraw Zagranicznych;

8) zapewnianie warunków organizacyjnych konferencji i koordynowanie działań sekretarzy konferencji, włączając w to analityków powołanych na sekretarzy przez kierownika BA;

9) prowadzenie klubu dyskusyjnego za pośrednictwem strony internetowej Instytutu, w szczególności poprzez kierowanie moderatorami;

10) zapewnianie warunków organizacji konkursów, w szczególności poprzez powoływanie sekretarza Komisji Konkursowej, w porozumieniu z kierownikiem BA;

11) organizowanie współdziałania Instytutu ze środkami masowego przekazu w zakresie upowszechniania wiedzy o sprawach międzynarodowych;

12) redagowanie strony internetowej Instytutu i jej propagowanie;

13)¹⁷⁾ wspomaganie dyrektora Instytutu, w porozumieniu z kierownikiem BA, kierownikiem BBL i sekretarzem Instytutu, w zakresie utrzymywania kontaktów z instytucjami szkoleniowymi, naukowymi i politycznymi;

14) (uchylony);¹⁸⁾

15) zapewnianie organizacyjnych warunków wydawania czasopism, serii wydawniczych i innych publikacji w formie drukowanej oraz elektronicznej, we współdziałaniu z redaktorami naczelnymi czasopism i redaktorami druków zwartych, ze szczególnym uwzględnieniem

 a) współpracy z drukarniami, zatrudniania redaktorów tekstu i tłumaczy, ustalania tabeli honorariów i jej stosowania, zawierania umów z autorami,

 b) promocji i sprzedaży publikacji Instytutu oraz rozpowszechniania ich w innych formach,

 c)¹⁹⁾ planowania promocji oraz współdziałania sekretarza redakcji, redaktora technicznego, redaktora tekstu, tłumacza i weryfikatora,

 d) zatwierdzania projektów graficznych;

16) przewodniczenie Editorial Board czasopisma "The Polish Foreign Affairs Digest";

17) zasiadanie w Komitecie Redakcyjnym serii wydawniczej "Polskie Dokumenty Dyplomatyczne";

18) dokonywanie okresowych ocen podległych sobie pracowników i składanie sprawozdań z pracy swojej i tych pracowników;

19) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 19a.²⁰⁾ Do zadań kierownika BBL należy:

1) kierowanie podległymi mu pracownikami;

2) uczestniczenie w opracowywaniu planów działania i wydatków Instytutu;

3) podejmowanie decyzji o wydatkach w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

4) zapewnienie rozwoju Biblioteki;

5) dążenie do pełnego zastosowania techniki informatycznej;

6) przedstawianie wniosków i opinii dotyczących modernizacji Biblioteki;

7) kierowanie realizacją modernizacji Biblioteki w zakresie automatyzacji pracy oraz zwiększania dostępu do zbiorów i katalogów poprzez ich komputeryzację;

8) kierowanie w porozumieniu w kierownikiem BA realizacją programu gromadzenia dokumentacji naukowej;

9) rozpatrywanie uchwał Rady Bibliotecznej;

10) dokonywanie okresowych ocen podległych sobie pracowników i składanie sprawozdań w tym zakresie;

11) wspomaganie dyrektora Instytutu, w porozumieniu z kierownikiem BA, kierownikiem BIP i sekretarzem Instytutu, w zakresie utrzymywania kontaktów z instytucjami szkoleniowymi, naukowymi i politycznymi;

12) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 20. Do zadań kierownika BFA należy w szczególności:

1) kierowanie podległymi mu pracownikami z uwzględnieniem zasad podległości służbowej głównego księgowego Instytutu, sekretarza Instytutu i pracowników obsługi biurowej dyrektora Instytutu;

2) uczestniczenie w opracowywaniu planów działania i wydatków Instytutu;

3) podejmowanie decyzji o wydatkach w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

4) sporządzanie, w porozumieniu z kierownikami pozostałych jednostek organizacyjnych Instytutu oraz głównym księgowym Instytutu i administratorem systemu informatycznego/ projektu rocznego planu wydatków Instytutu i ewentualnej jego korekty oraz projektu sprawozdania z wykonania budżetu Instytutu i przedkładanie ich dyrektorowi Instytutu;

5) zapewnianie obsługi badań finansowanych na podstawie umów zawartych przez Instytut w szczególności z Komitetem Badań Naukowych;

6) prowadzenie stałej obserwacji w zakresie realizowania budżetu Instytutu, wydatków z tytułu umów pomiędzy Instytutem a Komitetem Badań Naukowych oraz realizowania dotacji innych instytucji i przedkładanie dyrektorowi Instytutu wniosków w tym zakresie;

7) dbanie o wyposażenie i stan pomieszczeń Instytutu oraz jego otoczenia;

8) zapewnianie rozmieszczenia stanowisk pracy w Instytucie/ we współdziałaniu z kierownikami jednostek organizacyjnych Instytutu;

9) zapewnianie Instytutowi transportu oraz miejsc parkowania i garażowania;

10)²¹⁾ zapewnianie organizacji podróży służbowych:

 a) pracowników Instytutu,

 b) osób zatrudnionych przez Instytut na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o podobnym charakterze, w zakresie uregulowanym w umowie;

11) zapewnianie warunków działania systemu informatycznego Instytutu/ w tym - wewnętrznej i zewnętrznej łączności elektronicznej i telefonicznej;

12) zapewnianie bezpieczeństwa w pomieszczeniach Instytutu;

13) utrzymywanie roboczych kontaktów z administracją rządową i administracją samorządową w zakresie najmu budynku przy ul. Wareckiej 1a w Warszawie i stanu najbliższego otoczenia Instytutu wraz z parkingiem;

14) utrzymywanie roboczych kontaktów z Policją;

15) zastępowanie kierownika BIP w związku z jego nieobecnością spowodowaną delegacją służbową, urlopem albo chorobą;

16) dokonywanie okresowych ocen podległych sobie pracowników i składanie sprawozdań z pracy swojej i tych pracowników;

17) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 21. Do zadań głównego księgowego Instytutu należy w szczególności:

1) wykonywanie obowiązków określonych przepisami prawa, a w szczególności w art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.);

2) dążenie do pełnego zastosowania techniki informatycznej;

3) zapewnienie warunków wykorzystania systemu bankowego do operacji związanych z działalnością wydawniczą Instytutu, ze szczególnym uwzględnieniem kart płatniczych;

4) zapewnienie obsługi sprzedaży publikacji Instytutu, z wyłączeniem czynności należących do zadań kierownika BIP;

5) udzielanie informacji w odpowiedzi na zapytania kierowane przez dyrektora Instytutu lub zastępcę dyrektora Instytutu o stanie wykonania planu przychodów i wydatków oraz na zapytania kierownika jednostki organizacyjnej i sekretarza Instytutu, w zakresie wykonania planu przychodów i wydatków związanych z zakresem obowiązków danego kierownika;

6) przedkładanie dyrektorowi Instytutu, zastępcy dyrektora Instytutu i kierownikom jednostek organizacyjnych Instytutu wyczerpującej informacji o stanie wykonania planu przychodów i wydatków Instytutu, nie rzadziej niż raz w miesiącu;

7) informowanie dyrektora Instytutu, zastępcę dyrektora Instytutu i kierowników jednostek organizacyjnych o działaniach wymagających podjęcia w związku z realizacją planu przychodów i wydatków Instytutu;

8) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 22. Do zadań sekretarza Instytutu należy w szczególności:

1) wspomaganie dyrektora Instytutu, w porozumieniu z kierownikami biur, w zakresie utrzymywania kontaktów z instytucjami szkoleniowymi, naukowymi i politycznymi;

2) uczestniczenie w opracowywaniu planów działania i wydatków Instytutu;

3) podejmowanie decyzji o wydatkach w zakresie obowiązującego planu wydatków Instytutu i udzielonego pełnomocnictwa;

4) zastępowanie kierownika BFA w związku z jego nieobecnością spowodowaną delegacją służbową, urlopem albo chorobą;

5) zapewnianie obsługi biurowej dyrektora Instytutu, ze szczególnym uwzględnieniem kierowania pracownikami obsługi, przekazywania informacji i prowadzenia korespondencji;

6) nadzorowanie stosowania Instrukcji Kancelaryjnej, ze szczególnym uwzględnieniem terminowości korespondencji, w tym - elektronicznej ;

7) zapewnienie warunków działania Rady Instytutu;

8) prowadzenie Archiwum Instytutu;

9) prowadzenie biblioteki podręcznej dyrektora Instytutu;

10) organizowanie spotkań, wizyt, udziału w konferencjach oraz podróży dyrektora, z wyłączeniem kontaktów ze środkami masowego przekazu;

11) prowadzenie dziennika Konferencji Dyrekcyjnej;

12) regulowanie używania sal konferencyjnych;

13) zgłaszanie dyrektorowi Instytutu uwag i wniosków w zakresie kierowania Instytutem.

 

§ 23. (uchylony).²²⁾

---

¹⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 1 lit. b zarządzenia nr 11/2003 Dyrektora Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych z dnia 19 grudnia 2003 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych, które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

²⁾ Uchylony przez § 1 pkt 1 lit. c tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁾ Dodany przez § 1 pkt 1 lit. c tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. c tiret trzecie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵⁾ Dodany przez § 1 pkt 1 lit. c tiret czwarte zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁾ Uchylony przez § 1 pkt 2 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸⁾ W brzmieniu nadanym przez § 1 pkt 3 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁹⁾ Dodany przez § 1 pkt 4 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁰⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 ust. 1 zarządzenia nr 5/2003 Dyrektora Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych z dnia 18 marca 2003 r. zmieniającego zarządzenie nr 10/2002 dyrektora Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych z dnia 16 września 2002 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych, które weszło w życie z dniem 18 marca 2003 r.

¹¹⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹²⁾ Zdanie drugie i trzecie w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹³⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 7 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁴⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 8 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁵⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 8 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁶⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 8 lit. c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁷⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 9 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁸⁾ Uchylony przez § 1 pkt 9 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁹⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 9 lit. c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁰⁾ Dodany przez § 1 pkt 10 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²¹⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 11 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²²⁾ Uchylony przez § 1 ust. 2 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 11.